בעשר האחרון אנו שומעים יותר ויותר את המושג "עולם בהפרעה". מושג זה מתייחס לקצב השינויים הטכנולוגים הגבוה מאי פעם שהעולם חווה - כל רגע משהו מתחדש אך זה מקבל מימדים ומשמעות חדשה בשבועות האחרונים.
המשבר הנוכחי, הבריאותי, לא פסח על אף מדינה ועל אף ארגון ועל אף מגזר. לכולנו "הזיזו את הגבינה" ואנחנו צריכים להבין שהדבר הקבוע היחיד בחיינו הוא השינוי.
· בבת אחת שמטו לנו את השטיח מתחת לרגליים ואנו צריכים לעבוד בתנאים שונים לחלוטין. זה נכון מול לקוחות, מול ספקים ומול עובדים.
· יש הרבה אי ודאות וסימני שאלה שצריך להתמודד איתם וצריך לעשות את זה תוך כדי תהליך.
· יש הרבה לחץ ופחדים, עולות הרבה שאלות ומצבים חדשים שלא התמודדנו איתם עד כה.
אנשים הם תמיד אנשים והם אלו שיוצרים את הארגון
במצב החדש הזה אחד מתפקידיו החשובים של המנהל הוא לשמור על קשר ומחוברות העובדים.
· התפקיד שלנו בין אם כאנשי משאבי אנוש ובין אם כמנהלים בחברה השתנה משמעותית וסדר היום שלנו מבחינת משימות, מה דחוף, מה חשוב-השתנה.
· חלק מהאנשים עובדים מהבית, חלק הוצאו לחל"ת וחלק נשארים במשרד או במפעל או באתר וזה מייצר תחושה של ריחוק ובידוד וחוסר קשר.
· המושג "משרד" מקבל משמעות חדשה – כיוון שחלק גדול מהעובדים פועלים מביתם בו יש בני זוג ו/או ילדים – כל סביבת העבודה משתנה.
· על המנהל לראות בכל עת את "התמונה הגדולה" בין אם זה ברמת חברה, מדינה, כלכלה או מגמות שונות שיש להתייחס אליהן.
· יש צורך להכיר ולהתמודד עם טכנולוגיות חדשות שתומכות בעבודה מרחוק.
· יש להבין איך יוצרים שיתופי פעולה בין עובדים/מחלקות, אין עושים בקרה על משימות, על תהליכים, איך מעבירים מידע.
בדרך כלל אנו מדברים שני צירים של מאפייני ניהול – מנהל מכוון אנשים ומנהל מכוון משימות. מובן ששני צירים אלו חשובים אך בזמן משבר אני חושבת שמכוונות לאנשים ובעיקר עובדים צריכה לעלות ולשנות כיוון בצורה משמעותית ויותר מכך הדגש על ראיית העובדים הצרכים שלהם, הפחדים שלהם, היתרונות שלהם היא זו שתאפשר את ביצוע המשימות ותפקוד של כל עובד, כל צוות או מחלקה ברמה טובה.
תשומת הלב של המנהל כלפי העובדים תחתיו בין אם במחלקות השונות ובין אם בקרב המנהלים שתחתיו צריכה להיות מוגברת . אם בזמנים רגילים אנו לעיתים קרובות מסתפקים בשיחת מסדרון או פגישה בפינת קפה כדי להתעדכן זה לא אפשרי כרגע וצריך להבין שהסביבה השתנתה ולכן גם צורת הניהול היום צריכה להשתנות.
מודעות לנושא של הקשבה, הכלה וגילוי אמפטיה הם צו השעה למנהלים שזה טבעי עבורם וגם לאלו שזה פחות. כולנו אוהבים שמתעניינים בנו ועכשיו יותר מתמיד.
רואים רחוק רואים שקוף
דווקא עכשיו שיש הרבה אי וודאות, קצוות רבות פתוחים, המציאות משתנה מאוד תוך כמה שעות ויש תחושה של כאוס או יציאה משליטה- חשוב לנהוג בשקיפות. להגיד את מה שידוע, לתת נתונים אמיתיים ועל ידי כך לייצר וודאות וגם שקיפות.
כאשר עובדים מרגישים שמעדכנים אותם באופן שוטף, שיש להם קשר לקבלת ההחלטות, שלא שמים אותם בצד וממדרים אותם הם מרגישים שייכים לתהליך ויש סיכויי שיגלו הרבה יותר מעורבות שייכות ואכפתיות.
טיפים לניהול צוות וקיום ישיבת צוות מרחוק
עבודת צוות יוצרת תחושת שייכות גבוהה לארגון ומעלה באופן ניכר את המוטיבציה בקרב העובדים לכך יש להוסיף את העובדה שהעובד לא מרגיש לבד במערכה בעיקר במצב ההפרדה החברתית שנוצרה.
· מאוד חשוב לקיים שגרה של ישיבות צוות בהתאם למה שמקובל במחלקה או בצוות אך תוך התאמה למציאות החדשה. ככה יוצרים וודאות, בהירות וכללים שמשרתים את כולם.
· חשוב לקבוע שעה שנוחה למרבית המשתתפים וגם לא לגלוש לישיבות ארוכות שמוציאות מהריכוז ומההקשר ומאבדות מהאפקטיביות שלהן.
· רצוי לזכור כי ישיבת צוות שנעשית באמצעות וידאו היא תחליף וצו השעה אך יש לה חסרונות רבים (ההסחות הקיימות בבית, קיטועים בשיחה ועוד...) ולכן יש להתכונן אליה ולנהל אותה בצורה מובנית אחרת בישיבה השנייה או השלישית לאף אחד לא יהיה עניין להשתתף בה.
· מומלץ בפתיחת ישיבת צוות להתחיל בכמה דקות של שיחה פתוחה לבדוק מה שלום כולם אך לא לאפשר לישיבה להפוך לשיחה חברתית חופשית.
· רצוי שהשיחה תכלול עדכונים שוטפים על הנעשה בצוות, מידע על מצבה של החברה – עדכון על דברים שהשתנו או נעשים אחרת בעקבות צורת העבודה השונה.
· רצוי להכין מראש ולייחד זמן במהלך הישיבה להסביר לעובדים איך העבודה והעמידה במשימות שניתנו להם תורמות לארגון ולהשגת מטרותיו בעיקר לאור העובדה שכל ההגדרות של מה העיקר ומה טפל, מה דחוף ומה חשוב עברו שינוי.
זו גם הזדמנות גם לייחד זמן לפרגון להודות להוקיר ולהאדיר את הצוות על עשייתו תוך שימוש בדוגמאות המספרות על תפקוד מוצלח.
· כלל אצבע מוצלח שעושה סדר גם לעובד וגם למנהל-מענה על 3 שאלות:
1. על מה עבדתי אתמול
2. על מה אני עובד היום
3. מה הקשיים שצפויים לעלות
· חשוב לתעדף משימות ולקבוע סדרי עדיפויות שכן אלו פעמים רבות שונים ממה שהיה קיים רק לפני מספר שבועות. להגדיר מהו "דגל אדום" ומתי יש להשתמש בו.
· מנהל טוב הוא מנהל זמין ומזמין – הסיסמא הידועה "הדלת שלי תמיד פתוחה" היא סיסמא שיש ליישם ביתר שאת בימים אלו . מנהל מוצלח יישאל באופן אקטיבי את העובדים שלו מה הם צריכים ממנו או מה יעזור להם לתפקד טוב יותר.
· משהו נחמד שאפשר ורצוי להמשיך לקיים הוא המוסד של happy hour בין אם בווידאו או פנים אל פנים עם הגבלות – זה הזמן להיות יצירתיים.
· לגבי עובדים שהוצאו לחל"ת חשוב לייחס חשיבה נפרדת על מידת הקשר והמעורבות שיש לשמור איתם. קשה לתת כלל אצבע אחד קולע אך ללא ספק חשוב לא להתייחס אליהם כחריגים או כאנשים שאינם שייכים כבר לארגון.
לסיכום, זו תקופה של מבחן לכולנו, איננו יודעים מי יהיה אורכה והאם תהיה קצרה או ארוכה.
זה זמן בו נבחן גם הארגון וגם המנהל. היכולת לייצר ולשמר תחושת שייכות ומעורבות בקרב העובדים [דבר שנכון גם לגבי לקוחות וספקים] תשפיע במידה רבה על המשך קיומו ואופי קיומו של הארגון.
ברצוני להודות למעין גנות מנהלת http://www.innerstar.co.il/
ממנה שאבתי ראיונות לפוסט.
